Af Emil Malte Simonsen

Det har aldrig været vigtigere at strukturere sin rhythm of business. Med det mener Jan Jensen, senior director hos Deltek, at det er vigtigt at have de rigtige processer og data – og dermed et dækkende grundlag at træffe beslutninger på.

Det siger Jan Jensen mere om på Creative Clubs webinar d. 27. august, hvor han også kommer ind på de tre kerneområder, man bør bygge sin styring af bureauet op omkring. Læs et sneak peek her.

Ressourcestyring & forecasting
Uanset om man kører en fast løbende forretning eller et bureau i vækst, så er indsigt i fremtiden det vigtigste punkt, hvis man skal optimere sin forretning, f.eks. om man skal hyre eller fyre folk eller om der er brug for freelancere i en periode.

For at tage de rigtige beslutninger er der særligt to ting, der tæller, mener Jan Jensen:

”Har du et konstant overblik over, hvordan din ressourcebelægning ser ud for de kommende 1-3 måneder? Og ved du, hvordan din pipeline ser ud, og hvordan det konverterer til et forecast af din omsætning måned for måned? Det skal man sikre sig, at der er fuldstændig styr på.”

De fleste bureauer har etableret en form for rutine omkring dette, men ved at gøre det en smule mere struktureret optimerer man ressourcerne. Det kan koges ned til tre processer, mener Jan Jensen, der også deler råd til, hvordan de kan implementeres.

• Ressourceplanlægning: En ugentlig proces, hvor ressourceplaner bliver opdateret – typisk ved at projektledere booker ressourcer på en given dag, som afdelingsledere eller ressource planners gennemser dagen efter.
  
  
• Pipeline-opdatering:Best practice ville være, at pipeline bliver opdateret løbende – men for at sikre, at det bliver gjort, så afsæt tid en ugentlig dag til at opdatere pipeline med opportunites og status på dem, så de indgår i statusmødet med client services-teamet.
  
  
• Forecasting af omsætning: Når de to ovenstående ting kører på skinner, så vil et naturligt næste skridt være at konvertere backlog-projekter til et omsætningsforecast – og at bede account managers og andre om at opdatere deres forecast af omsætning på de nye potentielle ordrer. I nogle bureauer gøres det en gang hver anden uge, mens det andre steder er nok med en gang om måneden.

Projektstyring 
Sund projektstyring sikres ved at etablere faste processer omkring, hvordan et projekt skal styres økonomisk. Dermed får projekterne en positiv effekt på bureaudriften.

Jan Jensen foreslår tre grundlæggende processer: Baseline, projektopfølgning og projektfinanser

• Baseline: Intet projekt bør køre uden at der ligger et budget til rådighed for eksekvering af det. Projektlederen skal altid have et fast bundlinjebudget at styre efter. Det giver også et veldefineret scope.
  
  
• Projektopfølgning: Når alle projekter bliver udført på baggrund af et bundlinjebudget og scope, skal der samtidig implementeres en proces, der garanterer opfølgning på projektet. Dette gøres ad to omgange: Ugentligt, i form af kontrol af timer og omkostninger, og månedligt, i form af evaluering af fremdrift, som måles ift. den baseline, der blev sat.
  
  
• Projektfinanser: Ideelt bliver projekter faktureret, når timer er forbrugt eller milepæle er nået. Som minimum bør man etablere en proces, hvor projektledere en gang om måneden har ansvaret for at få faktureret kunden i tæt samarbejde med regnskabsfolkene.

Finansiel styring
”Cash is still king,” understreger Jan Jensen, der mener, at al fornuftig finansiel styring bør være centreret omkring at styre cashflowet ind og ud af banken. I den relation er der tre processer, det er afgørende at få etableret en fast rutine omkring:

• Timeregistreringen: Afspejler oftest, hvad der faktureres, og derfor skal det være fast rutine, at det er det sidste, der sker inden medarbejderne går på weekend. Ideelt set sker det i løbet af ugen. Etablér en proces, hvor det har konsekvenser ikke at aflevere en timeseddel.
• Cash management: Handler om kontrol af to ting – styring af omkostninger - hvilket kan effektueres gennem indførsel af en proces med godkendelse hos rette person inden indkøb - og styring af processen for kundefakturering og betaling, som starter med timeregistrering og projektlederens proces for fakturering. Til sidst bør der være løbende opfølgning fra regnskabsafdelingen på igangværende projekter og udestående fordringer hos kunderne.
  
  
• Månedlig indtægtsføring: Ethvert bureau med mere end ti ansatte bør have en månedlig proces for indtægtsføring, hvor projektlederen vurderer fremdrift på projektet, og hvorvidt det afspejler, hvad der føres til bogs. Dette bør blive integreret i virksomhedens ERP-løsning (Enterprise Resource Planning), for på den måde får man et langt mere retvisende billede af, hvor virksomheden står finansielt, og om noget er på vej i forkert retning.

Er du interesseret i at høre mere, kan du deltage i Creative Clubs webinar d. 27. august, hvor Jan Jensen og René Praestholm fra Deltek // WorkBook giver et indblik i, hvilke KPI’er og processer, der er afgørende for at drive et sundt bureau.

Læs mere om webinaret og tilmeld dig her.