Senest den 17. december 2021 skal private arbejdsgivere med 250 medarbejdere eller derover etablere en whistleblowerordning. To år senere gælder pligten også for arbejdsgivere med 50+ ansatte.

Af Christian Jensen, chefjurist i GRAKOM og Creative Club

Formål
Den 24. juni 2021 vedtog Folketinget forslag til lov om beskyttelse af whistleblowere (Lov nr. 1436 af 29. juni 201 om beskyttelse af whistleblowere (herefter ”Whistleblowerloven” eller ”loven”).

Whistleblowerloven implementerer Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten.

Direktivet har til formål at yde en effektiv beskyttelse af whistleblowere og sikre en effektiv håndhævelse af EU-retten. Loven har endvidere til formål at yde beskyttelse til whistleblowere, der indberetter alvorlige lovovertrædelser af dansk ret samt øvrige alvorlige forhold.

Etableringspligten
Arbejdsgivere med 50 eller flere ansatte skal etablere en intern whistleblowerordning, hvor de ansatte kan indberette oplysninger omfattet af lovens anvendelsesområde. Store arbejdspladser (arbejdspladser med 250 ansatte eller derover) skal senest den 17. december 2021 have etableret en ordning, mens mellemstore arbejdspladser (arbejdspladser med 50 eller flere ansatte) kan vente til den 17. december 2023.

Ved opgørelsen af antal ansatte medregnes alle ansatte uanset beskæftigelsesgraden. En ansat er en person, som modtager vederlag for personligt arbejde i tjenesteforhold.

Opgørelsen kan foretages på baggrund af de oplysninger om antallet af ansatte, der fremgår af CVR-registret.

Etableringspligten indtræder, når en arbejdsplads i de fire seneste forudgående kvartaler i gennemsnit har haft 50 eller flere ansatte.

Indberetteren
Arbejdspladsens whistleblowerordning skal som minimum stilles til rådighed for arbejdspladsens ansatte. Ordningen kan også stilles til rådighed for andre, men en sådan pligt følger ikke af loven.

Hvad kan indberettes
Ordningen behandler indberetninger, der vedrører oplysninger om overtrædelse af EU-retten, som nærmere defineret i direktivet.

Af størst praktisk relevans kan være overtrædelser vedrørende offentlige udbud, produktsikkerhed, miljøbeskyttelse, fødevaresikkerhed og persondata.

Ordningen behandler også indberetninger, der vedrører oplysninger om overtrædelse af straffeloven (fx bestikkelse, aflytning, optagelse af samtaler, underslæb, mandatsvig), særlovgivningen (fx skattelovgivningen og bogføringsloven) og chikane (fx seksuel chikane efter ligebehandlingsloven og grov chikane efter forskelsbehandlingsloven).

Endelig behandler ordningen indberetninger af alvorlige forhold som fx oplysninger om tilsidesættelse af faglige standarder, der vil kunne medføre risiko for personers sikkerhed og sundhed, og alvorlige fejl forbundet med it-drift.

Ordningen skal behandle oplysningerne, uanset på hvilket tidspunkt overtrædelsen eller forholdet har fundet sted, herunder forud for lovens ikrafttræden.

Krav til ordningen
Arbejdspladsen skal etablere en whistleblowerenhed, som skal modtage og behandle indberetninger. Enheden skal bestå af en upartisk person eller afdeling, der skal forholde sig objektivt og sagligt ved behandlingen af de modtagne indberetninger.

Arbejdspladsen bør ved udpegningen af personer til enheden tage højde for, at der ikke må opstå interessekonflikter.

Enheden skal fungere uafhængigt af arbejdspladsens daglige ledelse (direktionen). Det betyder, at ledelsen som udgangspunkt ikke må instruere eller beordre en udpeget medarbejder til at håndtere en indberetning på en bestemt måde.

Ordningen skal sikre fortrolighed om identiteten på de personer, der nævnes i indberetningen, herunder whistlebloweren, den berørte person og enhver tredjemand. Ordningen skal derfor udformes på en måde, der sikrer, at det alene er autoriserede personer fra whistleblowerenheden, der har adgang til de modtagne indberetninger.

Enhedens opgaver
Arbejdspladsen skal sikre, at ordningen har procedurer, der sikrer, at enheden opfylder kravene til sagsbehandling af modtagne indberetninger.

Enheden har følgende opgaver:

• Modtage og registrere indberetninger
• Have kontakt med whistlebloweren
• Bekræfte modtagelsen af indberetningen inden for syv dage
• Følge omhyggeligt op på indberetninger
• Give feedback til whistlebloweren hurtigst muligt og ikke senere end tre måneder fra bekræftelsen af modtagelsen
• Afvise indberetninger, der ikke er omfattet af lovens anvendelsesområde.

Enheden er ikke forpligtet til at behandle anonyme indberetninger. Hvis arbejdspladsen giver mulighed for at indberette anonymt, bør whistleblowerenheden også bekræfte modtagelsen af indberetningen.

Enheden er dog ikke forpligtet til at bekræfte modtagelsen af anonyme indberetninger, hvis det på grund af whistleblowerordningens udformning ikke er muligt.

Enheden skal følge omhyggeligt op på indberetninger. Ved opfølgning forstås ethvert tiltag for at vurdere rigtigheden af de påstande, der fremsættes i indberetningen, og hvor det er relevant i forhold til at imødegå den indberettede overtrædelse.

Enheden skal give feedback til whistlebloweren, herunder oplyse om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor enheden har valgt denne opfølgning.

Enhedens opgaver kan helt eller delvist udliciteres til en ekstern tredjepart. Arbejdspladsen er ansvarlig for, at tredjepartens ordning opfylder kravene i loven. Tredjeparten skal afgive en skriftlig garanti om at overholde lovens krav om uafhængighed, fortrolighed, databehandling og tavshedspligt mv.

Informationspligt
Arbejdspladsen skal informere de ansatte om procedurerne for at foretage indberetningen, herunder om:

• Hvilke overtrædelser der kan indberettes
• Hvordan indberetninger behandles og registreres
• Hvordan man gør brug af ordningen
• Hvilke rettigheder whistlebloweren og den berørte person har
• Hvem der kan indberette til whistleblowerordningen
• Om det er muligt at indberette anonymt.

Øvrige pligter
Arbejdspladsen skal opbevare skriftlig dokumentation for etablering af og procedurerne for ordningen. Medarbejdere, der er tilknyttet enheden, har en særlig tavshedspligt om de oplysninger, der indgår i indberetningerne.

Whistleblowerens rettigheder
Whistlebloweren kan ikke ifalde ansvar for at afsløre fortrolige oplysninger, hvis vedkommende har rimelig grund til at antage (god tro), at oplysningerne i en indberetning er nødvendige for at afsløre en alvorlig lovovertrædelse eller et alvorligt forhold.

Whistlebloweren må ikke udsættes for repressalier, fordi vedkommende har foretaget indberetning. Hvis whistlebloweren beviser at have lidt ulempe, er det arbejdspladsen, der skal bevise, at reaktionen ikke skyldes indberetningen.

Disclaimer: Christian Jensen er underdirektør i GRAKOM, der står bag Creative Club.